Le blogue d’Émilie Poirier, MixoWeb

Que ce soit la grippe ou la gastro, les employés sont souvent malades en hiver. Comment y survivre?

Tout d’abord, il est préférable de ne pas attendre d’être face au problème pour y remédier. En hiver, il y a plus de congés maladies…il faut donc les prévoir. Vous vous devez de mettre en place un système pour que personne ne soit indispensable, pour que personne n’ait des informations importantes qui sont accessibles que par lui. Que ce soit dans sa tête, sur son ordinateur protégé par mot de passe ou dans son carnet personnel, il est inconcevable que des informations importantes concernant le travail soit non accessible en cas d’absence. Il convient donc de sensibiliser vos employés à cette réalité en tout temps. Une façon efficace et simple à gérer est un processus informatique. Par exemple, certains programmes de gestion de projets sont faits exprès pour regrouper les informations par projet et les rendre disponibles à toute l’équipe en charge. Ainsi, lors de l’absence d’un collègue, les autres peuvent prendre le relais ou vérifier certaines demandes, informations ou autres. Ce type de système vous permet aussi de vérifier que tout le monde rend disponible les données nécessaires au bon fonctionnement de la compagnie.

Ensuite, créez-vous une liste des employés et de leur remplaçant(s) potentiel(s). Non seulement cela vous sera utile en cas de maladie court terme, mais ce pourrait aussi être salvateur en cas d’une absence long terme inatendue. Afin d’être paré à toute épreuve, vous devriez vous assurer que des employés sont formés à prendre la relève sur d’autres postes, particulièrement dans des cas de postes techniques qui demandent une formation plus longue.

Informez aussi votre équipe sur la procédure à suivre en cas d’absence non prévue; doivent-ils appeler la secrétaire? Vous envoyer un courriel? Que doivent-ils inscrire sur leur feuille de temps? Rendez-leur la tâche facile et enlevez tout stress inutile.

Et finalement, pour éviter ce problème le plus possible, encouragez vos employés à faire de l’activité physique et à bien manger. Vous pourriez même mettre à leur disposition des paniers de fruits frais chaque semaine!

Émilie Poirier, Poire idée

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